Intern kontroll
Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen och Koden för den interna kontrollen. Denna beskrivning har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen 6:6 andra stycket andra punkten och är därmed avgränsad till intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen. Beskrivningen av koncernens system för internkontroll och riskhantering omfattar även bolagets beskrivning av detsamma.
Kontrollmiljö och styrande dokument
Nobias organisation är uppdelad så att de första leden i värdekedjan, inköp, produktion och logistik, har koncernöverskridande ledningsfunktioner. Dessa operativa enheter har till huvuduppgift att tillvarata de möjligheter till skalfördelar som finns inom respektive område. De kommersiella enheterna ansvarar för att utveckla Nobias säljkanaler och varumärken i linje med Nobias strategi.
Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenteras och kommuniceras i styrande dokument såsom interna policies, riktlinjer, manualer och koder. Exempel på detta är arbetsfördelningen mellan å ena sidan styrelsen och å andra sidan VD och de andra organ som styrelsen inrättat, instruktioner för attesträtt samt redovisnings- och rapporteringsinstruktioner.
Dokumentation avseende principer och former för rapportering, intern styrning, kontroll och uppföljning finns samlad i Nobias Financial & Administration Manual, vilken finns tillgänglig för berörda medarbetare på Nobias intranät.
Varje enhetschef ansvarar för förekomsten av god intern kontroll. Ekonomichefen på varje enhet ansvarar för att följa upp och säkerställa att Nobias bokförings- och redovisningsrutiner följs samt att gällande policies och principer efterlevs. Dessa finns dokumenterade i ovan nämnda manual. Varje år samlas de ekonomiansvariga för de olika enheterna för att diskutera olika områden med relevans för den finansiella rapporteringen.
Riskhantering
Koncernen har metoder för riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som koncernen är utsatt för hanteras inom de ramar som fastställts. De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via koncernens kontrollstrukturer och följs upp och kontrolleras löpande. Ett av verktygen för detta är självutvärderingar vilka årligen genomförs av lokala ledningsgrupper och utvärderas enligt fastställda rutiner. Riskbedömningen beskrivs närmare i Risker och riskhantering.
Finansiell information
Koncernen har etablerat informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen, exempelvis genom att styrande dokument i form av interna policies, riktlinjer, manualer och koder avseende den finansiella rapporteringen tillämpas av berörd personal. Koncernen följer upp efterlevnaden av dessa styrande dokument samt bedömer effektiviteten i kontrollstrukturerna.
Uppföljning sker vidare av koncernens informations- och kommunikationsvägar med avsikt att säkerställa att dessa är ändamålsenliga avseende den finansiella rapporteringen. Dessutom har koncernen utvecklat checklistor för att följa upp att upplysningsskyldigheten i de finansiella rapporterna efterlevs.
Styrelsens uppföljning
Utfallet av koncernens process för riskbedömning och riskhantering behandlas årligen av styrelsen som följer upp att den omfattar alla väsentliga områden och ger en balanserad vägledning till olika befattningshavare. Styrelsen erhåller periodiska finansiella rapporter samt vid varje styrelsesammanträde behandlas bolagets och koncernens finansiella ställning.
Koncernens internkontrollfunktion, som är en integrerad del av den centrala ekonomifunktionen, har under året följt upp synpunkter som framkommit vid självutvärderingen av den interna kontrollen på vissa av de större enheterna. Någon internrevisionsfunktion finns idag inte upprättad inom Nobia. Styrelsen har prövat frågan och bedömt att befintliga strukturer för uppföljning och utvärdering ger ett tillfredsställande underlag. För vissa specialgranskningar kan också externa insatser göras. Beslutet omprövas årligen.
Senast uppdaterad: 16 maj 2012